Thuyết trình – Có nhiều thứ để học

 

Một trong những điểm yếu của sinh viên Việt Nam là khả năng nói trước đám đông rất kém. Điểm yếu này càng thể hiện rõ đối với những người có cơ hội du học tại các nước phương Tây, nơi coi việc thuyết trình là một điều hết sức bình thường. Cộng thêm khả năng ngôn ngữ hạn chế, việc thiếu kinh nghiệm khiến cho sinh viên Việt Nam rất “ngán” phần thuyết trình. Trong bài này, tôi sẽ tóm tắt lại một số điều mà tôi đã tiếp thu được, cũng như từ kinh nghiệm bản thân khi tham gia một số buổi thuyết trình.

 

 

 

Việc thuyết trình, không như nhiều bạn thường nghĩ chỉ là việc nói một cách lưu loát, rành mạch. Tất nhiên, đó là hai yếu tố quan trọng nhất – nhưng những yếu tố khác cũng quan trọng không kém, bao gồm cách ăn mặt, phân chia nội dung, cách xắp xếp thứ tự người trình bày, chuẩn bị PowerPoint (nếu bạn dùng – và thật sự là nên dùng) và thậm chí cả việc nhóm sẽ đứng bên nào.

Cũng xin nói rõ là bản thân tôi thuyết trình không giỏi (nếu không nói là … kém khi thuyết trình bằng tiếng Anh). Những điều dưới đây chỉ là những gì tôi được hướng dẫn, cũng như những kinh nghiệm mà bản thân tôi tự ghi chú lại khi theo dõi các bài thuyết trình của các nhóm khác, và muốn chia sẽ cùng các bạn. Ý kiến đóng góp/phê bình đều được hoan nghênh.

Dài dòng vậy là đủ. Hãy bắt đầu với phần đầu tiên:

PHẦN 1: CHUẨN BỊ

Quá trình chuẩn bị bao gồm: chuẩn bị dàn bài sẽ nói, phân chia nội dung & xắp xếp thứ tự trình bày, chuẩn bị phần minh họa (PowerPoint).

Chuẩn bị dàn bài:

Tất nhiên, sẽ không ai quên phần này. Nhưng có một số điều cần chú ý. Thuyết trình không phải là nói tất cả. Hãy chọn vài điểm quan trọng để nói. Ví dụ minh họa sẽ rất hữu ích nếu thời gian cho phép. Tìm cách hạn chế việc đưa ra các số liệu riêng lẽ mà nên tích hợp ở dạng so sánh, tổng hợp. Nếu dùng số liệu, hãy chắc chắn là bạn có cách nào đó để hiển thị số liệu đó đến người dùng (bằng PowerPoint chẳng hạn).

Phân chia nội dung: 

Ngoài việc phân chia nội dung chính của bài thuyết trình (nếu làm theo nhóm), một bài thuyết trình đầy đủ nên có:

  • Phần giới thiệu: chủ đề, thành viên, thời lượng (ước lượng)
  • Danh sách các nội dung sẽ nói (tiếng anh gọi là “Agenda”)
  • Phần nội dung.
  • Kết luận / Tổng kết phần nội dung.

Cái mà nhiều bạn hay quên (hoặc không nghĩ đến) là tóm tắt các chủ đề sẽ nói đến trong bài thuyết trình để người nghe có một cái nhìn tổng quan về những gì họ sẽ được nghe.

Xắp xếp thứ tự người trình bày:

Có bao giờ bạn nghe thuyết trình của một nhóm nhiều thành viên. Những thành viên đầu nói khá nhanh với giọng cao và bỗng nhiên một người trong nhóm nói chậm hẳn lại. Điều này không chỉ làm người nghe đang theo đà  bỗng nhiên bị cụt hứng.

Việc xắp xếp thứ tự người sẽ trình bày trong một nhóm không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn vào những đặc điểm khác như: âm lượng, tốc độ nói, khả năng nói lưu loát. Bạn có thể xắp xếp theo thứ tự nào cũng được, nhưng nên theo một “chiều”. Cá nhân tôi cho rằng những người nói chậm nên là người nói đầu (phần giới thiệu / Tóm tắt), còn thành viên nói không lưu loát lắm nên là người tóm tắt. Những thành viên nói lưu loát nên để nói những phần trọng tâm nhất của bài thuyết trình. Lý do về những điều này là:

  • Người nói ban đầu chậm và nhanh dần sẽ tạo một “cái đà” rất tốt đối với người nghe. Ngoài ra, nếu chẳng may người này nói hơi quá thời gian cho phép, những người sau đó (nói nhanh hơn) sẽ có thể tìm cách rút ngắn thời gian của bản thân họ để thời gian tổng cộng của bài thuyết trình không bị quá lố.
  • Những người không có khả năng nói thật sự lưu loát nên nói cuối. Tất nhiên, không có cách nào mà một bài thuyết trình sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu có bất kì một thành viên nào nói không được lưu loát (vì vậy, hãy tập nói ), nhưng việc để những người này nói cuối sẽ giảm thiểu hiệu ứng. Thư nhất, những điều những người này nói chỉ là tóm tắt lại nội dung (vốn những người nói tốt đã làm mọi người hiểu). Thứ hai, thông thường, người nghe sẽ dễ bỏ qua việc người cuối cùng nói kém hơn là việc những người nói đầu nói không rõ ràng (sẽ tạo ấn tượng ban đầu không tốt).

Tóm lại, một bài thuyết tốt cần rất nhiều thứ mà nhiều khi mình không để ý. Những điều ở trên đa số là do tôi ghi chú lại “cảm giác thực” của mình khi xem các bài thuyết trình của người khác để rút kinh nghiệm cho bản thân. Mặc dù chưa học được bao nhiêu từ những “king nghiệm” này, tôi tin rằng nó sẽ hữu ích – không ít thì nhiều.

Phần 1 kết thúc tại đây. Trong phần 2, tôi sẽ nói về việc chuẩn bị phần trình bày (dùng máy chiếu “projector” với PowerPoint hoặc máy chiếu “Overhead”).

 

 

 

PHẦN 2: CHUẨN BỊ PHẦN MINH HOẠ

Trong khi thuyết trình, việc có công cụ để minh họa là rất tốt. Hai phương tiện chủ yếu là sử dụng máy chiếu từ máy tính (dùng các phần mềm như PowerPoint – tiếng Anh gọi là “projector”) và máy chiếu từ giấy bóng (thường hay gọi là “overhead” – cách trình bày chủ yếu là viết trên các tờ giấy trong suốt). Nói chung đa số hiện nay đều sử dụng máy chiếu từ máy tính vì cách này có nhiều ưu điểm như nhìn chuyên nghiệp hơn, có thể sử dụng các hiệu ứng, hình ảnh, biểu đồ, … Nhưng cho dù dùng phương tiện gì thì cũng có nhiều điểm phải chú ý.

Nếu dùng máy chiếu từ máy tính:

Nói chung đa số mọi người đều dùng Microsoft PowerPoint để tạo các tranh trình bày (gọi là “slide”). Một số đặc điểm khi tạo slide:

  • Mỗi trang luôn có một tiêu đề và được chọn màu, kích thước sao cho dễ phân biệt với nội dung.
  • Phần nội dung nên trình bày theo từng mục (1,2.. hoặc a, b, …) và chỉ nên có từ 5 đến 6 dòng với kích cỡ chữ nên tối thiểu từ 16 trở lên (tùy kiểu chữ to nhỏ). Nhớ là đây không phải là công cụ để hiển thị những gì bạn đọc (bạn đã có ghi chú cầm tay nếu cần) mà chủ yếu là nêu những điểm chính trong nội dung cần nói. Đôi khi, việc sử dụng 1 danh từ, tình từ thay vì một câu lại hiệu quả hơn.
  • Không nên chọn các kiểu font chữ cầu kì. Hãy cứ chọn các kiểu chữ chuẩn như Arial, Vernada hoặc Times New Roman.
  • Đừng chèn quá nhiều hình ảnh. Đặc biệt là không nên sử dụng ảnh làm nền cho slide.
  • Khi chọn màu cho slide, nên chọn các màu có độ tương phản cao. Ví dụ nền đen với chữ màu trắng/vàng/da cam (không nên dùng nền đen với chữ màu xanh).
  • Việc chọn màu nền cũng nên chú ý để phù hợp với chủ đề sẽ nói. Ví dụ như nếu bạn thuyết trình về một công ty nào đó thì màu mẫu màu nên phù hợp với tông màu chủ đạo của công ty đó (khá giống với biểu tượng. Các bạn yên tâm vì khi các công ty thiết kế, họ thường đã chọn màu rất kĩ).
  • Đừng sử dụng quá mức các hiệu ứng “bay nhảy” có sẵn trong PowerPoint. Hãy cứ sử dụng các kiểu “chuẩn” như hiệu ứng bay vào (flying), hiện dần ra (fade in). Nhưng điều quan trọng nhất là: đừng có để người xem phải đợi cả 10 giây để xem một câu. Có nhiều bạn khi thiết kế để tốc độ của hiệu ứng ở mức chậm, hoặc là áp dụng hiệu ứng cho từng … kí tự một. Hậu quả là để xem xong một câu, người ta phải đợi cho từng kí tự một “bay nhảy” và để xem một câu phải mất đến cả nữa phút. Không những điều này không “thú vị” gì mà còn dẫn đến phản cảm. Theo kinh nghiệm của tôi, một câu nên xuất hiện trên màn hình sau khoảng 3 giây là nhiều nhất. (Gợi ý:
  • Trong các slide, sẽ là rất hữu ích nếu bạn có thể cung cấp các thông tin phụ ở dưới cùng (nhỏ thôi, nhưng phải dễ thấy) như slide hiện tại / tổng số slide. Việc cung cấp thêm thông tin về chủ để của slide sắp tới cũng có thể sẽ hữu ích. (Bạn có thể thực hiện với tính năng “Slide Master” trong trình đơn “View” và chọn phần “Slides Master”)
  • Cuối cùng, hãy luôn nhớ: dù bạn sử dụng bất kì kiểu gì, hãy áp dụng nó cho toàn bộ tất cả các trang. Không nên thiết kế theo kiểu trang này thì chữ bay vào từ bên phải, trang khác thì lại quay vòng vòng. Điều này cũng đúng đối với màu sắc, kiểu chữ trong đề mục, màu nền, bố cục. Đây là bài học mà tôi rất nhớ vì lần đầu khi biết PowerPoint, tôi rất thú vị với các khả năng của nó và áp dụng … loạn xạ – kết quả thì chắc các bạn cũng đoán ra.

Sử dụng máy chiếu “overhead”:

Sử dụng máy chiếu “overhead” cũng có thể mang lại hiệu quả cao (thậm chí đôi khi còn hơn một số người dùng PowerPoint một cách “cầu kì” như tôi ví dụ ở trên). Một số điểm cần chú ý:

  • Chữ viết phải rõ ràng, to Điều này là … hiển nhiên.
  • Nếu có thể, sử dụng 2 màu: tiêu đề (thường màu đỏ) và nội dung (màu xanh). Nếu không thì nên phân biệt bằng cách gạch chân tiêu đề / viết hoa / canh giữa / thụt lề.
  • Vì đặc điểm của việc sử dụng máy chiếu “overhead” là khá thủ công (phải tự đưa các trang giấy bóng lên máy chiếu), các bạn cần phải chuẩn bị xắp xếp thứ tự khá kĩ – đừng để đến lúc cần thì phải lục loại trong xấp giấy bỏng (mà việc đọc chữ từ các trang giấy bóng này đúng là … cực hình vì nó trong suốt). Một cách là ngăn cách giữa các tờ giấy bóng bằng một trang giấy trắng và ngăn cách các chủ đề bằng một trang giấy khác màu.
  • Ngoài ra, hãy xắp xếp tất cả các tờ giấy theo một chiều và thử chiếu trước một trang xem khi chiếu lên có đúng chiều hay không (cái này nhỏ, nhưng sẽ tạo ấn tượng hơn).
  • Cuối cùng, cũng như ở trên, hãy tuân theo một “luật” trình bày mà bạn định ra từ đầu.

Kết luận

Ngoài những việc trên thì việc thực hành trước là điều rất quan trọng. Tôi rất tâm đắc với câu hỏi và “đáp án” của một giáo sư dạy môn Kinh tế ở trường tôi: “3 Cách tốt nhất để làm một bài thuyết trình tốt là gì?” (có lẽ bạn đã đoán ra. Xem trả lời cuối bài).

Bạn có thể tận dụng các công cụ có sẵn để thực hành. Ví dụ như trong PowerPoint có chức năng “Rehearsh Timing” (vào trình đơn “Slide show” và chọn mục “Rehearsh Timing”) giúp bạn ước lượng thời gian cho từng phần cũng như kiểm tra xem nội dung bạn định nói có đủ trong thời gian cho phép hay không.

Trước khi kết thúc phần này, tôi đưa ra đây một ví dụ minh họa về cách làm PowerPoint. Đây là mẫu PowerPoint tôi thiết kế để thuyết trình đề tài nghiên cứu của nhóm tôi trong một khóa học tại U of C. Trong phần minh họa này, tôi đã áp dụng tất cả những điều mà tôi nói ở trên. Các bạn có thể lấy về để tham khảo. Tuy nhiên, vì đây là thiết kế của tôi nên bạn sẽ không được phép thay đổi (tôi dung mật khẩu). Sau khi tải file về, khi mở ra, các bạn sẽ được yêu cầu mật khẩu. Hãy nhấn nút “READ ONLY” để xem.

Ngoài ra, khác với qui định về bản quyền của trang web nguoitapviet.info, riêng đối với nội dung này, các bạn chỉ được sử dụng để tham khảo cá nhân và không được sử dụng ở bất kì trang web nào khác. Việc sử dụng lại thiết kế sẽ chỉ được cho phép với sự đồng ý của tôi.

 

3 Comments »

  1. 1
    luando0215 Says:

    sao em ko thấy link để tải Powerpoint mẫu vậy ??

  2. 2
    nhu Says:

    hehe kai nay cung hay day

  3. 3
    cho Says:

    Bài cùi mía da man


RSS Feed for this entry

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: